فيه نماذج جاهزه تخلصك من شغل ساعات ، تقدر تعدّل عليها وتستخدمها زي ماتبي

أهم دوال Excel التي تختصر عليك ساعات من العمل

يُعد برنامج Microsoft Excel من أهم الأدوات المستخدمة في تنظيم البيانات وإجراء العمليات الحسابية وتحليل المعلومات، سواء في العمل أو الدراسة أو إدارة المشروعات. ومع زيادة حجم البيانات، قد تصبح المهام المتكررة مثل الجمع والبحث والتصنيف وحساب الفترات الزمنية مستهلكة للكثير من الوقت، وهنا تأتي أهمية دوال Excel التي تساعد على تنفيذ هذه العمليات بصورة أسرع وأكثر دقة.

وتصنف Microsoft دالات ورقة العمل حسب الوظيفة، بحيث يستطيع المستخدم استعراض الدالات الموجودة ضمن كل فئة أو استخدام اختصار Ctrl+F للبحث عن دالة معينة من خلال كتابة جزء من اسمها أو كلمة تصف وظيفتها. كما توضح Microsoft إصدار Excel الذي تم فيه تقديم بعض الدالات، وهو ما يعني أن بعض الوظائف قد لا تكون متاحة في الإصدارات الأقدم.

الدالة SUM لجمع القيم بسرعة

تعتبر SUM من أشهر دوال Excel وأكثرها استخدامًا، وتستخدم لجمع القيم الموجودة في مجموعة من الخلايا. ويمكن الاعتماد عليها في حساب إجمالي المبيعات أو المصروفات أو الدرجات أو الكميات وغيرها من البيانات الرقمية.

على سبيل المثال، يمكن استخدام الصيغة:

=SUM(A1:A10)

ليقوم Excel بجمع جميع الأرقام الموجودة في النطاق المحدد تلقائيًا.

وتوفر هذه الدالة وقتًا كبيرًا عند التعامل مع جداول طويلة، كما تقلل من الأخطاء التي قد تحدث عند إجراء عمليات الجمع يدويًا. ويمكن كذلك تعديل الأرقام الموجودة في الخلايا، وسيتم تحديث النتيجة تلقائيًا وفقًا للبيانات الجديدة.

وتضم Microsoft ضمن قائمة الدالات المميزة لديها مجموعة من الدالات التي تساعد على إجراء عمليات حسابية وتحليلية مختلفة، ومن بينها SUM وSUMIF وSUMIFS.

الدالة IF لاتخاذ القرارات داخل الجداول

تستخدم دالة IF لاختبار شرط معين وإرجاع قيمة إذا كان الشرط صحيحًا وقيمة أخرى إذا كان الشرط خاطئًا. ولذلك تعد من أهم الدالات المنطقية في Excel، خاصة عند التعامل مع البيانات التي تحتاج إلى تصنيف أو تقييم.

يمكن استخدامها، على سبيل المثال، لتحديد ما إذا كان الطالب ناجحًا أو يحتاج إلى تحسين، أو لمعرفة ما إذا كان الموظف قد حقق هدفًا معينًا، أو لتصنيف الطلبات والفواتير بناءً على شروط محددة.

وتزداد قوة IF عند دمجها مع دالات أخرى، حيث يمكن إنشاء صيغ تساعد على تحليل البيانات بصورة أكثر ذكاءً بدلًا من مراجعة كل صف يدويًا.

دالتا LOOKUP وVLOOKUP للبحث داخل الجداول

تساعد دوال البحث في Excel على العثور على المعلومات داخل الجداول الكبيرة دون الحاجة إلى البحث اليدوي في كل صف. ومن أشهر هذه الدالات LOOKUP وVLOOKUP.

تستخدم LOOKUP للبحث في صف أو عمود واحد والعثور على قيمة مرتبطة بالموقع نفسه في صف أو عمود آخر. وتوضح Microsoft أن VLOOKUP توفر إمكانيات بحث أكثر تطورًا، بينما أصبحت XLOOKUP خيارًا أحدث في الإصدارات التي تدعمها.

أما VLOOKUP فتستخدم للبحث عن عنصر داخل جدول أو نطاق بحسب الصف، مثل البحث عن اسم موظف باستخدام رقم تعريفه أو العثور على بيانات مرتبطة بقيمة معينة. وتوضح Microsoft أن صيغة VLOOKUP تعتمد على قيمة البحث، ونطاق البيانات، ورقم العمود الذي يحتوي على القيمة المراد إرجاعها، مع إمكانية تحديد نوع المطابقة.

وهذه الدالات مفيدة جدًا في ملفات الموظفين والعملاء والمبيعات والمخزون، لأنها تقلل الوقت اللازم للوصول إلى البيانات.

الدالة MATCH لتحديد موضع البيانات

تستخدم دالة MATCH للبحث عن عنصر معين داخل نطاق من الخلايا، ثم إرجاع موضعه النسبي داخل هذا النطاق.

فعلى سبيل المثال، إذا احتوى النطاق A1:A3 على القيم 5 و7 و38، فإن الصيغة:

=MATCH(7,A1:A3,0)

ترجع الرقم 2 لأن القيمة 7 موجودة في الموضع الثاني داخل النطاق.

وتوضح Microsoft أن MATCH ترجع موضع القيمة المطابقة وليس القيمة نفسها، كما يمكن استخدامها مع INDEX لتنفيذ عمليات بحث واستخراج بيانات أكثر مرونة.

ولهذا فإن تعلم MATCH يكون مفيدًا بشكل خاص عند التعامل مع الجداول التي تحتاج إلى عمليات بحث متقدمة.

الدالة CHOOSE لاختيار قيمة حسب رقم الفهرس

تستخدم دالة CHOOSE لتحديد قيمة من مجموعة من القيم بناءً على رقم فهرس معين. ويمكن أن يصل عدد القيم التي يتم الاختيار من بينها إلى 254 قيمة.

فإذا كانت القيم من value1 إلى value7 تمثل أيام الأسبوع، يمكن استخدام رقم من 1 إلى 7 لتحديد اليوم الذي تريد الدالة إرجاعه.

وتفيد هذه الدالة في الجداول التي تحتوي على مجموعة من الاختيارات المحددة مسبقًا، كما يمكن دمجها مع دالات أخرى لتنفيذ عمليات أكثر تعقيدًا.

دوال DATE وDATEDIF وDAYS للتعامل مع التواريخ

يحتوي Excel على مجموعة مهمة من دالات التاريخ والوقت التي تساعد على إجراء الحسابات المرتبطة بالمواعيد والفترات الزمنية.

تستخدم DATE لإرجاع رقم تسلسلي يمثل تاريخًا محددًا، وتكون مفيدة عندما يتم الحصول على السنة والشهر واليوم من صيغ أو مراجع خلايا منفصلة.

أما DATEDIF فتستخدم لحساب عدد الأيام أو الأشهر أو السنوات بين تاريخين، بينما تستخدم DAYS لإرجاع عدد الأيام بين تاريخين. وتوضح Microsoft هذه الدالات ضمن مرجع دالات التاريخ والوقت في Excel.

ويمكن الاستفادة من هذه الدالات في حساب مدة المشروعات، وفترات العمل، والفترات الزمنية بين المواعيد، وغيرها من المهام التي تعتمد على التاريخ.

دالتا FIND وFINDB ودالة INDEX لإنجاز المزيد من المهام

تساعد دالتا FIND وFINDB في تحديد موقع سلسلة نصية داخل سلسلة نصية أخرى، وهو ما يجعلهما مفيدتين عند التعامل مع البيانات النصية وتحليل محتوى الخلايا.

أما دالة INDEX فتستخدم لإرجاع قيمة أو مرجع لقيمة من داخل جدول أو نطاق. ويمكن أن تكون INDEX مفيدة جدًا عند استخدامها مع MATCH لتنفيذ عمليات بحث متقدمة داخل جداول البيانات.

ومن خلال تعلم هذه الدوال، يستطيع المستخدم تقليل الكثير من العمليات اليدوية، وتحويل المهام المتكررة إلى خطوات تلقائية داخل Excel.

ولا يقتصر توفير الوقت على الدالات فقط، إذ يمكن أيضًا الاستفادة من النماذج الجاهزة لإنشاء جداول وتقارير وملفات عمل بسرعة بدلًا من البدء من صفحة فارغة في كل مرة.

رابط Microsoft الرسمي لدالات Excel

دالات Excel حسب الفئة – Microsoft Support

روابط مفيدة لدوال Excel

الدالة VLOOKUP – Microsoft Support
الدالة MATCH – Microsoft Support
الدالة INDEX – Microsoft Support
دالات التاريخ والوقت في Excel – Microsoft Support

المصدر: Microsoft