الوصف العام للوظيفة:
· تنظيم وإدارة وتوثيق و ارشفة جميع المستندات والمراسلات المتعلقة بالشركة ، بما في ذلك مستندات المشاريع كالرسومات الهندسية، المواصفات الفنية، تقارير التقدم، محاضر الاجتماعات، المراسلات الرسمية، العقود، وجميع الإصدارات والتعديلات الفنية و غيرها من المستندات و الوثائق
· مراقب الوثائق والمستندات هو المسؤول عن كتابة العقود وارشفة الملفات والتأكد الدائم من سهولة وصول الموظفين إلى المستندات والوثائق اللازمة و هو المسؤول عن دقة هذه المستندات وسهولة التعامل معها وتتبعها.
- المسؤولية عن حفظ جميع المستندات الخاصة بالشركة عن طريق عمل نظام متكامل يساعد على إرسال واستقبال المستندات والمعلومات بشكل سهل ومنظم عن طريق تقسيمها بشكل متسلسل يسهل عملية الوصول للمستندات بمنتهى السهولة في أي وقت، وتشمل تلك المستندات ( المراسلات والايميلات – العقود – المرفقات الخاصة – الأوراق الرسمية).
- التأكد من أن جميع الوثائق تتبع التنسيق المتوافق مع لوائح وانظمة المؤسسة.
- إنشاء قوالب للمستندات لاستخدامها في المستقبل و إدارة تدفق الوثائق داخل المؤسسة
- الحفاظ على السرية حول المعلومات الحساسة وشروط الاتفاق الخاصة بالمؤسسة.
- الإشراف على استرجاع الملفات بسهولة حسب احتياج الموظفين والعملاء.
- مراجعة وتحديث الوثائق والمستندات المختلفة مثل ملفات سير العمل.
- متابعة عمليات النسخ والتخزين الخاص بالوثائق والمستندات.
- إنشاء نظام لمساعدة الإدارة فيما يخص المستندات الورقية.
- إعداد تقارير مخصصة عن المشاريع حسب احتياجات العمل.
- مراجعة وصيانة الارشيف بالشكل الورقي وكذلك الالكتروني.
- إعداد وإدارة الملفات والوثائق الخاصة بالمؤسسة.
- متابعة ورفع التقارير عن سير الوثائق.
- التحقق دقة تحرير الملفات المختلفة.
المهام والمسؤوليات:
1. إدارة المستندات الفنية والإدارية
- استلام، تسجيل، وتصنيف جميع المستندات الواردة والصادرة للمشاريع (رسومات، تقارير، مراسلات، محاضر اجتماعات).
- إنشاء نظام فهرسة إلكتروني وورقي فعال وفق هيكل المشروع.
- إصدار أرقام مرجعية للمستندات (Document Numbering) حسب نظام الشركة.
- إدارة عمليات الرفع والإرسال من وإلى الجهات الخارجية وفق إجراءات معتمدة.
2. متابعة الإصدارات والمراجعات (Revisions Control)
- حفظ وتتبع جميع إصدارات المستندات الفنية.
- تحديث قواعد البيانات وإشعارات الفرق المعنية بأي تعديلات أو نسخ جديدة.
- حفظ النسخ الملغاة / السابقة في أرشيف لمنع الالتباس.
3. التنسيق مع الفرق الفنية والإدارية
- العمل بشكل مباشر مع فرق التصميم، التنفيذ، المشتريات، العقود، لضمان تدفق المستندات في الوقت المحدد.
- العمل مع فريق المبيعات و التسويق بخصوص ارشفة و حفظ المواد التسويقية و بيانات العملاء
- العمل مع فريق الحسابات بشان ارشفة و حفظ المستندات و القيود
- التنسيق مع الاستشاريين والمقاولين بخصوص الجداول الزمنية لتسليم المستندات الفنية.
- متابعة حالة الخطابات و المراسلات والعقود و طلبات الشراء.
4.إعداد التقارير والمتابعة
- إصدار تقارير دورية (أسبوعية / شهرية) عن حالة المستندات بالمشاريع، ونسب الإنجاز، والملاحظات المفتوحة.
- تزويد الإدارة بالتنبيهات في حال وجود مستندات متأخرة أو ناقصة.
- المساهمة في إعداد تقارير التسليم النهائية وأرشفة المشروع بعد الانتهاء.
5. حفظ وأرشفة المستندات
- حفظ النسخ الأصلية في مواقع آمنة ومنظمة، ورقمية في نظام EDMS مع ضمان النسخ الاحتياط بشكل دوري .
- التأكد من سهولة الوصول إلى المستندات لأي موظف مخوّل فقط.
- الحفاظ على سرية المعلومات والمستندات الحساسة للمشاريع.
