المسمى الوظيفي
نبحث عن مراقب وثائق منظم ودقيق، للانضمام إلى فريقنا في دبي، الإمارات العربية المتحدة. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة عمليات التوثيق والإشراف عليها داخل مؤسستنا، مع ضمان دقة حفظ جميع الوثائق وتخزينها وإتاحتها. يُعد هذا الدور بالغ الأهمية لضمان الامتثال للمعايير التنظيمية وتعزيز الكفاءة التشغيلية. سيتعاون مراقب الوثائق بشكل وثيق مع مختلف الإدارات، بما في ذلك إدارة المشاريع والهندسة والمشتريات، لتسهيل التواصل وتدفق الوثائق بسلاسة. يجب أن يتمتع المرشح الناجح بمهارات تنظيمية قوية، ودقة في التفاصيل، ونهج استباقي في حل المشكلات.
المسؤوليات:
- تطوير وتنفيذ إجراءات التحكم في المستندات لضمان الإدارة المتسقة والفعالة لجميع المستندات المتعلقة بالمشروع.
- الحفاظ على نظام منظم لحفظ الملفات سواء كانت إلكترونية أو مطبوعة، مع ضمان سهولة استرجاعها والرجوع إليها.
- مراجعة والتحقق من المستندات الواردة للتأكد من دقتها واكتمالها، وضمان الامتثال لمعايير الشركة.
- التنسيق مع فرق المشروع لجمع وتوزيع وتتبع الوثائق، بما في ذلك العقود والمواصفات والتقارير.
- تأكد من أرشفة جميع المستندات والتخلص منها بشكل صحيح وفقًا لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
- المساعدة في إعداد التقارير والوثائق الخاصة بالمراجعة، والتأكد من توفر جميع السجلات الضرورية وتحديثها.
- توفير التدريب والدعم للموظفين فيما يتعلق بعمليات وأدوات التحكم في المستندات.
- مراقبة مقاييس التحكم في المستندات وإعداد التقارير
